Kaum eine Fachabteilung kommt heute ohne Excel aus. Excel erlaubt, schnell und einfach komplexe Berechnungen durchzuführen und Probleme ohne grosse Programmierkenntnisse zu lösen. Jeder kann mit Excel arbeiten und – zum Leidwesen von IT- und Compliance-Abteilungen – ist die Erstellung völlig unkontrollierbarer Excel-Lösungen noch immer an der Tagesordnung.
Mit «AdExcel» («Ad» für Adnovum) lassen sich viele Nachteile einer klassischen, rein Excel-basierten Lösung vermeiden, ohne dabei auf deren Vorteile verzichten zu müssen. «AdExcel» macht Excel-Dokumente zu einem kontrollierten Bestandteil Ihrer Geschäfts-, Compliance- und IT-Prozesse und schont Ihr Budget.
Der typische Excel-Kreislauf
Der Kreislauf, den eine Excel-basierte Lösung typischerweise durchläuft, ist unabhängig von der jeweiligen Aufgabe recht ähnlich: Was mit einer einfachen Excel-Auswertung beginnt, wächst schnell zu einem geschäftsrelevanten Werkzeug heran. Anforderungen, Nutzer und Komplexität explodieren. Dabei wird es immer schwieriger, die Datenkonsistenz, die Versionierung sowie das Change Management unter Kontrolle zu halten. Die Umwandlung in eine Softwarelösung schafft nur kurz Abhilfe. Spätestens mit neuen Anforderungen beginnt der Kreislauf von vorne, denn für eine Anpassung der eingeführten Software fehlt oftmals das nötige Budget.
Was es zu vermeiden gilt
Excel-basierte Lösungen bewegen sich häufig ausserhalb unternehmensweit etablierter Richtlinien, was zu Herausforderungen (Abbildung 2) führt. Es ergeben sich Fragen wie: «Wer arbeitet denn gerade mit dem Master?», «Kann jemand die veralteten Daten aktualisieren?», «Woher kommen die Abweichungen mit unserer Buchhaltung?» oder «In welcher Kopie hast du die Änderungen gemacht?». Diese teilmanuellen Datenverarbeitungsprozesse bergen nicht nur Fehlerquellen, sondern sind ein Albtraum für den Datenschutzbeauftragten und die IT.
«AdExcel» – eine Lösung von Adnovum
«AdExcel» verbindet die operativen und die kostenseitigen Vorteile einer Excel-Lösung mit der Sicherheit und der Compliance-Konformität eigens entwickelter Software und ermöglicht es, den Excel-Kreislauf zu durchbrechen.
Ein integraler Bestandteil des «AdExcel»-Lösungsansatzes ist, dass die Datenexperten weiterhin mit ihrem liebsten Werkzeug Excel arbeiten können, währenddessen die gewonnenen Erkenntnisse über bestehende und neue Web-Applikationen an die Nutzer verteilt werden.
Dazu nutzt «AdExcel» eine individuell bereitgestellte Applikation (mit oder ohne Benutzeroberfläche), die alle Prozessschritte, die der Excel-Lösung vor- und nachgelagert sind, abbildet und gegebenenfalls automatisiert.
Verwaltet werden die Excel-Dateien in SharePoint. Dies gewährleistet eine korrekte Versionierung, Nachvollziehbarkeit und Zugriffskontrolle. Es gibt keine lokalen Ablagen. Microsoft Graph API ermöglicht der Applikation das Lesen und Schreiben von Excel-Dateien bzw. von deren Inhalten. Und mit Office Add-Ins lässt sich Excel basierend auf Standard-Web-Technologien erweitern.
«AdExcel» ist somit immer eine intelligente Kombination aus beiden «Welten»: der bereits bestehenden Excel-Lösung sowie der Anwendungen zur Abbildung der weiteren Prozessschritte.
Die Vorteile sind vielfältig
Die Anwender können ihre gewohnte Arbeitsoberfläche beibehalten und ihre Tool-Expertise voll nutzen. Relevante Arbeitsschritte bleiben inhaltlich identisch, lassen sich jedoch mittels «AdExcel» automatisieren. Gleichzeitig ist es möglich, interne und externe Vorgaben hinsichtlich einer sicheren und jederzeit nachvollziehbaren Datenverarbeitung einzuhalten. Veränderungen an einer Excel-Datei, den enthaltenen Berechnungen sowie von extern einzugebenden/abzurufenden Daten werden vollumfänglich dokumentiert.
Die Integrität der mittels Excel verarbeiteten Daten wird automatisch auf Business-Regeln, regulatorische Vorgaben usw. überprüft, was die Fehleranfälligkeit durch falsch oder unvollständig eingespielte oder eingegebene Datensätze beseitigt. Eine Integritätsprüfung ist dabei nicht nur auf die Excel-Datei selbst beschränkt. Sie lässt sich auch auf externe Systeme ausweiten, wodurch ein vollständiger Audit Trail auch in Bezug auf die verarbeiteten Daten selbst entsteht. Alle Daten können beliebig und unmittelbar von weiteren IT-Systemen verwendet, weiterverarbeitet sowie bei Bedarf wieder in die Ausgangs-Excel-Datei zurückgeschrieben werden.
